表彰式に使える案内文の文例と書き方のポイントをご紹介

表彰式を開催するにあたり、受賞者や関係者に案内状を送りますが、こういう場合の案内文はどんな形式で書いたらよいでしょうか?通常の手紙と異なり、書き方や言葉遣いに悩みますよね。ここでは、初めて案内文を書く方でもスムーズに作成できるように、どんな点に気をつけたらよいかポイントを解説し、文例もご紹介します。

表彰式の案内文の役割とは

表彰式の案内文は、式典の開催を知らせ、招待するために送る文書です。その意味では通知状や招待状と同じような役割があるといえるでしょう。知らせるときのみに出すのが通知状、会費などはなく、招きもてなすために出すのが招待状ですが、案内文はどちらの目的にも用いられます。以下が表彰式の案内文の主な役割です。

  • 表彰式が開催されることを通知し、式の目的、内容、日時、場所、連絡先などの詳細を知らせる。
  • 受賞者や関係者を式に招待する
  • 表彰式に出席するかをたずねる

案内状というきちんとした文書にすることで、相手に対して敬意を示すことができ、また案内状を受け取る側も式への出席を検討しやすくなります。

案内文の種類

文書の案内状とメールの案内状では、書き方が多少異なります。ここでは、それぞれの案内文で必要な要素についてご紹介します。

文書で送る場合

比較的フォーマルな形式のビジネス文書で作成します。以下が案内に記載すべき項目です。各ポイントをつかんでおきましょう。

  • 日付・・・和暦で明記。横書きの場合は、算用数字(1、2、3…)を使います。
  • 宛名・・・複数人宛てて送る場合は、「関係者各位」「社員各位」など
  • 差出人
  • タイトル・・・「令和○年度○○表彰式のご案内」など
  • 前文・・・頭語、時候の挨拶、相手を気遣う挨拶など
  • 主文・・・表彰式開催の案内
  • 末文・・・結びの挨拶と結語
  • 別記・・・表彰式の日時、場所、会費など
  • 出欠の回答・・・返事の期限など

メールで送る場合

文書の場合より少しやわらかい印象で趣旨を端的に伝えます。社内メールの要領でいいでしょう。

  • 件名・・・文書のタイトルと同じ ※メールを早く読んでほしい場合、「【重要】表彰会のご案内」などと記載
  • 宛名・・・文書と同じ
  • 前文・・・事項の挨拶、相手を気遣う挨拶など簡潔に
  • 主文・・・表彰式開催の案内
  • 詳細・・・・表彰式の日時、場所など
  • 出欠の回答・・・文書と同じ
  • 末文・・・出席をお願いする文章
  • 差出人

案内文を送る際のマナー

案内状を送る際に注意したい点を4つご紹介します。

案内状を送る時期

案内状は、相手が余裕をもって対応できるように3週間前に発送しましょう。早すぎず遅すぎず、ベストなタイミングで送るのがマナーです。規模がそれほど大きくない集まりの場合は、2週間前でもよいでしょうが、大人数の出席が予定される集まりの場合は、1ヶ月前を目安に発送しましょう。規模が大きい会になると細かな準備もいろいろあり、また変更があった場合などの対応に時間を要するからです。

当日の情報は正確にわかりやすく明記

案内文は、会合や式典などの目的、日時、会場など、伝えるべき情報が多数あります。そこで、相手が必要な情報を理解しやすいように、記書き(別記)で箇条書きにして明記するのが一般的です。また、会場へのアクセス方法や駐車場の有無(駐車場がない場合は近隣の駐車場案内)を記載したり、地図を同封したり、などの配慮があると親切な案内状となります。

送る前にダブルチェック

案内状は、式典や祝賀会などに出席していただきたいとお願いする文書です。日時や場所など、伝える内容は多岐にわたりますので、くれぐれも間違いや漏れがないように、繰り返しチェックしましょう。

封筒

案内状を送るのにふさわしい封筒は、白の和封筒か洋封筒のみです。事務的に使用するような茶封筒は使用できません。

今すぐ使える!表彰式の案内文例

表彰式用の文例を2つご紹介しますので参考にしてください。

【例1】

関係者各位

○○○株式会社
代表取締役社長 ○○○○○

第3回○○○コンテスト表彰式のご案内

拝啓 ○○の候、皆様におかれましてはご清栄のこととお喜び申しあげます。平素は格別のお引き立てを賜わり、厚くお礼申しあげます。

さて、このたび当社主催で実施しました「第3回○○○コンテスト」には、多くのご支援とご協力をいただき誠にありがとうございました。つきましては、入賞された企業の表彰式および祝賀パーティを開催いたします。ご多忙中誠に恐縮ですが、ご出席賜りますようお願いいたします。

敬具

 日時 令和○年○○月○○日(曜日) 午後7時○○分~午後9時
 場所 ○○ホテル○階 ○○の間
 住所 東京都○○区○○○ △丁目△番地
 電話 03-xxxx-xxxx

なお、お手数ですが、ご出席の有無は○月○日までに同封のはがきにてお知らせくださいますようお願い申しあげます。

以上

【例2】

令和〇年〇月〇日

○○○○○殿

総務部 〇〇〇〇

永年勤続表彰式のご案内

 このたび、勤続30年を迎えた貴殿の長年にわたるご功労に敬意を表し、下記の通り、永年勤続表彰式を行います。
 万障お繰り合わせのうえ、ご参加ください。

 日時 令和〇年〇月〇日(〇)午後6時から午後7時
 会場 〇〇〇〇ホール
    東京都○○区○○町〇-〇-〇
    TEL:03-xxxx-xxxx

出欠のお返事は〇月〇日までに総務部田中(TEL・・・)までお知らせください。

以上

いかがでしたか。案内状は、社内や社外宛てのメール作成に慣れている方は比較的容易に書けるのではないでしょうか。注意したい点は、必要事項は箇条書きで簡潔にまとめることと、たくさんの方に出席してもらえるように丁寧で分かりやすい言葉で作成することです。ポイントをきちんと押さえた適切な表彰式の案内状を送りましょう。

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